Välkommen till version 5.3 av System Bokhållaren / Bilverkstad

Du har installerat en ny version av Bokhållaren (Bilverkstad). Nedan beskrivs nyheterna i kronologisk ordning. Vilka nyheter som som gäller dig beror dels på vilken version du använt tidigare och dels vilka moduler av Bokhållaren du har.

Den kompletta manualen är slopad, både den tryckta och pdf-versionen. Manualen är ersatt med ett sk. sammanhangskänsligt hjälpsystem. Du begär hjälp genom att trycka F1 inne i en funktion och får då upp ett hjälpfönster med hjälp och information om just denna funktion. Detta fönster är ett exempel på ett hjälpfönster. Ett samlat hjälpsystem (motsvarande innehållsförteckningen i den gamla manualen) finns under menyn Hjälp [F1]. Där finner du bl.a. detta hjälpfönster. Under Hjälp-menyn finns också direktlänk till vår hjälpfunktion på nätet Begär hjälp från MSS Data. Använd denna funktion om du inte får svar på din fråga i hjälpsystemet.

Skriv ut denna sida genom att högerklicka och välja Skriv ut.

Nyheter from ver 5.3 (2012)

Inläsning av SIE 4 filer,
både komplett bokföring från ett annat system och bokföringsordrar från t.ex. lönesystem eller revisor.

Läs in en komplett bokföring till ett nytt företag

  1. Börja med att skapa ett nytt företag.
  2. När du är inne i det nya företaget läser du in bokföringen från SIE-filen med funktionen Arkiv-Importera-Läs in SIE 4.  Leta upp SIE-filen och klicka Spara.
  3. När inläsningen är klar ska du i funktionen Arkiv-Sortera om databasen, saldera huvudboken. Markera Saldera Huvudboken och klicka Starta omsortering.

Läs in sie-verifikat

Många försystem såsom löneprogram skapar sk. sie-filer med den kontering som ska bokföras. Syftet är att man läser in konteringen från en fil i stället för att mata in den manuellt. Detta går snabbare och fel undviks. Öppna en ny verifikation (Registrera - Verifikat) Klicka på knappen Läs in Sie-fil, leta upp filen och klicka på Öppna. Konteringen kommer nu upp i registreringsfönstret. Gör ev. manuella justeringar och spara som vanligt.

Alfa-sök konto
 Sök ett konto i verifikationsregistreringen genom några tecken i dess benämning (alfa-sök).

Redigera konteringsmallar
Redigera (ändra) tidigare sparade konteringsmallar.

Pdf av leverantörsfaktura
Koppla en pdf bild av leverantörsfakturan till konteringen.

Attestfunktion
Ange och bevaka att leverantörsfakturor attesterats innan utbetalning.

Nyheter from ver 5.2 (2011)

Ny Funktion Fråga Resultat / Balans med Drill Down-funktionallitet

Funktionen Fråga Resultat / Balans visar snabbt en resultat och balans-rapport för aktuell period utan att behöva gå via utskrifter (aktuell period visas i rutan Period där du också kan byta period t.ex Hela året). Du kan snabbt analysera resultatet och stämma av balansen tack vare den inbyggda sk. drill down funktionaliteten. Drill down funktionaliteten innebär att du snabbt kan förfina analysen ända ner till enskilt verifikat. Skulle du hitta ett bokföringsfel t.ex fel konto eller fel belopp har bokförts kan du rätta felet direkt och omedelbart se förändringen i resultat- & balansrapporten. Du kan också snabbt byta period i boxen period och resultatet för den önskade perioden visas omedelbart. Läs mer..

Sök Belopp

I frågor-kontoutdrag kan du nu söka efter verifikat via belopp.

När en belopps-transaktion saknas vid avstämning, kan beloppet ha konterats på fel konto. T.ex. kan en inbetalning ha bokförts på plusgirot istället för på bankkontot. Då saknas ju beloppet vis bankavstämningen. Du kan då söka transaktionen via beloppet och lista alla transaktioner som matchar detta belopp. Hittar du den felaktiga konteringen rätta den omedelbart och se direkt din korrigering i kontoutdraget, t.ex syns nu transaktionen som flyttats från Plusgiro till Banken. Läs mer..

Orderfråga

Nu finns Order i menyn Frågor där du snabbt får en överblick över alla ej fakturerade ordrar (arbetsordrar).

Nyheter from ver 5.1.1

Offerter / Fakturamallar / Kostnadsförslag

Den senaste tilläggsmodulen till Bokhållaren / Bilverkstad fyller egentligen två funktioner. Du kan skapa offerter (eller i Bilverkstad, ett kostnadsförslag att ge till kunden) och därmed hålla reda på din offertstock. När en kund accepterar en offert kan den omvandlas till en order eller direkt till en faktura. Du kan dessutom själv designa offertutskriftens utseende.

Den andra funktionen är nog den mest användbara och tidsbesparande. Du kan skapa mallar till fakturor, ordrar och offerter. Många fakturor har samma eller nästan samma innehåll och genom att skapa mallar för sådana fakturor kan dessa återanvändas vilket spara mycket tid. Dvs. istället för att skriva in all information som många gånger återkommer på flera fakturor, kallar du fram lämplig mall och bara gör eventuella kompletteringar. Du kan också kopiera en befintlig gammal faktura till en mall för att på så sätt återanvända den.

 Läs mer om Offerter / Fakturamallar eller på hemsidan. På hemsidan finns också prisuppgifter vad det kostar dig att uppgradera din Bokhållaren med Offert/faktura-mall.

Klicka här så visas en demofilm hur offert/fakturamall-modulen fungerar.

Konteringsmallar

Bokföring innebär oftast registrering av återkommande verifikationer med samma verifikationstext, kontering och belopp. Genom att spara alla de vanligaste verifikationstyperna som mallar snabbar du upp bokföringsarbetet rejält. Du behöver bara kalla upp rätt verifikationsmall göra eventuella kompletteringar och spara.

Det finns två typer av mallar

Du skapar en konteringsmall enklast genom att söka upp en gammal verifikation som du vill återanvända (Tryck F3 eller bläddra med knapparna i verktygsfältet). Klicka på knappen Mallhantering och välj vilken typ av mall du önskar. Namnet på mallen blir samma som verifikationstexten. Klicka OK och mallen är klar.

När du ska använda en mall börjar du med en tom verifikation. Välj först datum som vanligt. I rutan för verifikationstext väljer du mall. Valrutan öppnas automatsikt när du börjar skriva i den. Efter varje text visas typ av mall inom hak-parenteser, [Text] eller [Belopp]. När du väljer en beloppmall kommer en ruta upp där du godkänner bas-beloppet (verifikatet blir en exakt kopia av mallen) eller anger ett annat basbelopp (basbeloppet fördelas på verifikatet utifrån mallen fördelning)

Ett exempel på en procentmall

som konterar och räknar av ingående moms på ett inköp av gym-tjänster. Bläddra fram en gammal verifikation med denna kontering (eller fyll i en tom verifikation). T.ex så här..

 

Klicka på knappen Mallhantering och välj Malltyp belopp, så här..

Klicka Ok och mallen är skapad.

Använd mallen genom att först skapa en ny verifikation välj datum och därefter mall i rutan verifikationstext genom att skriva några tecken i mallnamnet (eller öppna boxen genom ett klick på ner-pil).

En dialogruta öppnas, så här…

Godkänn beloppet och det nya verifikatet blir en exakt kopia av originalverifikatet, så här..

eller skriv in ett nytt belopp och ändra vid behov verifikationstexten

Tryck Enter eller klicka OK och den nya verifikatet fördelar beloppet proportionellt mot originalverifikatet (mallen), resultatet blir så här så här..

Skapa en text-mall

Ibland behöver du inte hjälp med själva konteringen, som kanske varierar mycket, men vill slippa skriva en verifikationstext som återkommer. Skapa då en textmall. Precis som vid skapandet av en mall-kontering letar du upp en befintlig verifikation med den text du vill spara, eller skriver du in texten direkt och klickar på mallhanteraren. Välj Malltyp Text.

Välj en textmall genom att skriva in några tecken i texten och tryck Enter.

Datumväljaren öppnas inte automatiskt

Att välja datum visades sig vara lite omständligt. Nu skriver du in datumet med tangentbordet, Vill du välja datum med datumväljaren tryck Alt+NedPil eller klicka på pilen i datumfältet.

Nyheter from. Ver 5.1

Sammanhangskänsliga hjälpskärmar

Den kompletta manualen är slopad, både den tryckta och pdf-versionen. Den är ersatt med ett sk. sammanhangskänsligt hjälpsystem. Det betyder att du trycker F1 inne i en funktion för att få hjälp och information om just den funktion du är i. Ett samlat hjälpsystem (motsvarande innehållsförteckningen i den gamla manualen) finns under menyn Hjälp [F1]. Under Hjälp-menyn finns också direktlänk till vår hjälpfunktion på nätet Begär hjälp från MSS Data. Använd denna funktion om du inte får svar på din fråga i hjälpsystemet.

Förbättrad statusrad

Statusraden längst ned i programfönstret har förbättrats och är mer informativ. Statusraden är en del av det nya hjälpsystemet. Här får du snabb-hjälp om det fält eller alternativ som är aktivt. Tryck F1 för att få mer hjälp om aktiviteten.

Ny menypanel

Till vänster finns nu ett nytt menysystem som en sidpanel, kallat menypanel, där alternativen är grupperad efter en normal arbetsordning. Exempelvis ligger alla de viktigaste funktionerna till faktureringen samlade under knappen Fakturering. Vill du inte använda menypanelen kan den stängas av genom att högerklicka och bocka av Visa menypanel. I denna poup-meny finns några andra användbara funktioner tillgängliga som också kan nås från det vanliga menysystemet.

Windows Vista säkrad

Bokhållaren kan nu köras utan att man har administrationsrättigheter. Detta kräver dock att man installerar om hela Bokhållaren.

I annat fall ska du först högerklicka på start-ikonen Bokhållaren, välja Egenskaper i menyn, klicka på fliken Kompatibilitet och markera kryssrutan Kör som administratör.

Visa inbetalningstransaktioner i Fråga kund

I funktionen Frågor-Kunder/Fakturor ser du nu den markerade fakturans inbetalningstransaktioner i nedre delen av fönstret. Det är framför allt praktiskt när en kund gjort flera inbetalningar på en faktura.

Öppna ny period direkt vid datumvalet

Du behöver inte längre gå till Arkv-Öppna period utan Bokhållaren föreslår periodöppning så snart du väljer ett bokföringsdatum i en ej öppnad period.

Nyheter from ver 5.0

Det moderniserade gränssnittet är den mest uppenbara förbättringen.

Det nya gränssnittet ger programmet en fräschare och modernare utseende och är anpassat till moderna platta skärmar. Det gör det också lättare att se innehållet bl.a. pga. det nya tydliga typsnittet.

Avstämningsfunktion

Kontoutdraget Frågor-Konto har utvecklats till en fullständig avstämningsfunktion av kontosaldo, utmärk vid månadsavstämningar och bokslut. Välj först det konto som ska stämmas av. Du börjar sedan med att skriva in ett avstämningssaldo och ser omedelbart differensen. Pricka sedan av transaktionerna mot t.ex ett kontoutdrag från banken genom att markera kryssrutan till vänster om transaktionen (med ett musklick eller genom att trycka mellanslagstangenten). Hittar du en transaktion med fel belopp dubbelklickar du på den eller trycker Enter. Nu öppnas verifikationsregistreringen med det felaktiga verifikatet i. Gör din justering och spara. Din ändring syns omedelbart i kontoutdraget och differensen vid avstämningsbeloppet är ändrat. Saknas det en transaktion dvs du har glömt att boka ett verifikat kan du klicka på knappen Ny ver. och lägga till den.

Byt kund

Du kan nu byta ut kunden på en redan sparad order / faktura.

Utskrift av 0-faktura

Du kan nu skriva ut en faktura med o kronor (t.ex 100% rabatt).

Nyheter from ver 5.0

Utvecklarmodulen som kompletterar designmodulen, läs mer i slutet av detta dokument.

Dialogruta vid direktutskrift

Dialogruta vid direktutskrift av fakturor där fakturadatum kan väljas.

Nyheter from ver 4.6

Saldolista kund och leverantörsfakturor

En saldolista används vid bokslut och efterfrågas ofta av revisorn. Den visar alla fakturor för ett helt räkenskapsår både obetalda och betalda.

Markera rutan Årets fakturor i dialogrutan för utskrift av kund eller leverantörsreskontran.

Historik Vilka kunder har köpt varan

I artikelfönstret finns en ny flik Historik. Den visar på vilka fakturor som aktuell artikel finns. I rutan Från år bestäms hur lång bak historiken ska gå. Välj en enskild kund i ruta Kund för att se hur ofta en viss kund köpt varan.

Designeditorn

Redigera utskriftslayouter och fönsterdesignen

Med designmodulen har du ett unikt verktyg till hands med vilket du kan skräddarsy hela System Bokhållaren till ert behov. Alla skärmbilder, menyer och utskrifter kan anpassas och designas. Till och med egna tabeller och fält i databasen kan läggas till. Med utvecklarmodulen kan produktutvecklare utveckla och underhålla flera projekt i flera utvecklarlager

Du kan du redigera (ändra) utseendet på dina utskrifter och skärmformulär (fönster). Man kan t.ex byta typsnitt, ändra ordningen mellan ledtexter och inmatningar flytta fält på utskrifter mm. Man kan också ändra själva texten för en ledtext och lägga ut nya ledtexter.

Det vanligaste användningen för denna funktion torde vara att justera fakturalayouten (eller order följesedel mm).

Läs mer om Design / utvecklarmodulen på vår hemsida www.mssdata.se/products/develop.html .

Nyheter from ver 4.5

Utbetalningsjournal leverantörer

Om du betalar dina leverantörsfakturor manuell och inte med en utbetalningsfil till bank eller plusgiro har det kanske stört dig att du ändå måste skriva ut och godkänna utbetalningsordern innan du kan bokföra dina inbetalningar. Nu kan utbetalningsordern hoppas över och du kan markera betalda fakturor direkt i Bokför utbetalningar och skriva ut utbetalningsjournalen. Koppla på denna funktion genom att Markera Manuellt för både pg & bg i fliken Leverantörsreskontran i Arkiv-Företagsdata

 

Datumväljare

Datumväljaren gör det lättare att mata in korrekta datum. I nästan alla datumfält får du upp en datumväljare i form av en månadskalender. Välj datum med musen eller hellre med tangentbordets piltangenter, byt månad med Page Up/Dn .

Textruta: Klicka här eller Page Up / Down på tangentbordet för att byta månad.

Byt period / månad

Nu kan du byta datum  och / eller  period på en redan sparad verifikation, leveverantörsfaktura eller inbetalning, Ta fram önskad post och gå till datumet, byt datum och eller månad och spara posten. Förutsättningen är att perioden du byter till är öppen.

Utskrift till pdf-fil

Pdf-utskrifter är en standard som utvecklats av Adobe och syftar till att formaterade dokument ska kunna läsas på alla typer av datorer mm. Pdf-dokument används mycket på Internet när ett dokuments utseende ska bibehållas. Det är också mycket användbart när dokument ska skickas via e-post. Du kan skapa pdf-filer av nästan alla utskrifter i Bokhållaren och som du kan e-posta t.ex till din revisor. Du kan också skriva ut fakturor till pdf och maila dem istället för at skicka dem via vanlig post.

För att skapa en Pdf, klickar du på knappen Till pdf i utskriftsdialogen. Nu kommer en spara-dialog upp och du väljer mapp och namn på pdf filen. Standardvärde är mappen \MSSWin och pdf-filens namn blir utskriftens namn t.ex huvudbok.pdf

Ange filnamn & plats vid SIE export

Du kan nu ange var du vill ha din SIE exportfil sparad.

Halvautomatisk IB-överföring.

Om du varit inne i föregående år och gjort några bokslutsverifikationer kan du nu uppdatera IB i det nya året samtidigt som går tillbaka till det. Klicka på knappen Överför IB i fönstret Byt år för att därmed uppdatera IB i det nya året. Använd aldrig denna knapp vid hopp till eller mellan tidigare år

Annars denna knapp         Klicka här för att, samtidigt med återhopp till nya året,  uppdatera IB.

Inbyggd miniräknare

Tryck alt+ nerpil, ’+’ eller ’-’ - tangenten eller klicka på Pilen så öppnas en räknare. Du kan använda musen med helst det numeriska tangentbordet, Avsluta beräkningen med Enter och räknaren stäng med resultatet i beloppsfältet. Vill du avbryta beräkningen, tryck Esc.

Den inbyggda räknare är ett mycket smidigt verktyg när du t.ex behöver summera några poster som ska bokföras. Mata in det första beloppet, tryck på +-tangenten, mata in nästa tryck + osv. När alla delbelopp är inmatade trycker du Enter och summan visas i rutan tryck Enter ingen och du lämnar beloppsfältet och räknaren stängs.

Ny momsrapport / Omvänd skattskyldighet

Den nya momsrapporten / kontoplanen gäller bara er som använder kontoplanen enligt EU BAS (detta eftersom gamla BAS planen inte längre underhålls av BAS-gruppen). Dock ger vi några kontoförslag på för er med BAS-kontoplanen, se nedan.

Om du använder en kontoplan enligt EU-BAS och vill använda den nya momsrapporten måste den läsas in. Gå till Arkiv-Läs in-Läs in ny momsrapport. När det är gjort måste moms och försäljningskonton kodas om. Säljer ni på export eller omfattas av den omvända skattskyldighet ska också nya konton läggas till. I tabellen nedan visa vilka momskoder och vilka konton som ska ändras och / eller läggas till. I kolumnen BAS finns också förslag på konton och momskoder för er som fortfarande använder gamla BAS-kontoplanen.  Har du lagt till egna försäljningskonton ska dessa också ha nya momskoder.

Kontonr

Benämning

Momskod i EU-BAS

Anmärkning

Konton i BAS

Momskod i BAS

2610

Utgående moms, oreducerad

10

Ny momskod

2410

01

2615

Utgående moms fr. EU ored.

13

Nytt konto

2415

01

2617

Utgående moms Inköp ored.

13

Nytt konto

2417

01

2620

Utgående moms 12%

11

Ny momskod

2420

02

2627

Utgående moms Inköp 12%

14

Nytt konto

2427

02

2630

Utgående moms 6%

12

Ny momskod

2430

03

2637

Utgående moms Inköp 6%

15

Nytt konto

2437

03

2640

Ingående moms

18

Ny momskod

1471

05

2645

Ingående moms Inköp från EG

18

Nytt konto

1475

05

2647

Ingående moms omvänd skattskyldighet

18

Nytt konto

1447

05

3011

Försäljning 1 momspliktig

05

Ny momskod

3011

07

3012

Försäljning 2 momspliktig

05

Ny momskod

3012

07

3013

Försäljning 3 momspliktig

05

Ny momskod

3013

07

3014

Momsfri försäljning

42

Ny momskod

3014

08

3105

Försäljning, varor utanför EG

36

Nytt konto

3105

09

3106

Försäljning, varor till EG

35

Nytt konto

3106

10

3231

Försäljning 25%, omvänd skattskyldighet

41

Nytt konto

3231

10

3500

Fakturerade kostnader

05

Ny momskod

3500

07

3600

Rörelsens sidointäkter

05

Ny momskod

3600

07

3740

Öresutjämning

05

Ny momskod

3740

07

3790

Övriga intäktskorrigeringar

05

Ny momskod

3790

07

3900

Övriga rörelseintäkter

05

Ny momskod

3900

07

4415

Inköp av varor, omvänd skattskyldighet

23

Nytt konto

4415

11

4425

Inköp tjänster, omvänd skattskyldighet

24

Nytt konto

4425

11

4515

Inköp varor från EG

20

Nytt konto

4515

11

Förbättrad säkerhetskopiering

Systemet för Säkerhetskopiering och felhantering vid plötsliga progamstopp är förbättrade.

System Bokhållaren gör nu säkerhetskopior automatiskt när du stänger programmet (OBS gäller dock inte NÄT-versionen där säkerhetskopiering ska göras manuellt). Dock bara en gång per dag.  Du ska också regelbundet ta en normal säkerhetskopia på ett annat media (t,ex. USB-minne, CD-R).

Återläs säkerhetskopia

Välj Arkiv-Säkerhetskopiera-Återställ snabb säkerhetskopia. Detta återställer den senast gjorda snabba säkerhetskopian. Vill du återställa en annan säkerhetskopia än denna, välj knappen Återställ i starfönstret Välj företag. Välj önskad säkerhetskopia (zip-fil) i fil-dialogen.

Om System Bokhållaren avslutas plötsligt t.ex efter ett strömavbrott eller en systemkrasch erhålles detta felmeddelande

Normalt har Windows redan kontrollerat hårddisken (görs automatiskt efter systemkrasch) annars bör du göra det (se Windows hjälp). Starta sedan System Bokhållaren och kontrollera att all data finns kvar. Får du ett felmeddelande eller saknas data gör följande;

När du avslutar System Bokhållaren efter att ha fått ovanstående meddelande erhåller du meddelandet

Klicka bara Ok om du är säker på att problemet är löst och programmet fungerar som det ska.